In Thẻ Nhựa Theo Yêu Cầu: Quy Cách, Dữ Liệu & Cách Đặt

Thẻ nhựa được dùng cho thẻ thành viên, thẻ nhân viên, thẻ quà tặng hoặc nhận diện nội bộ. Quy cách phải phù hợp đầu đọc, bao đựng, máy in lại và dữ liệu cần cá nhân hóa.

Xác định mục đích sử dụng

Thẻ chỉ để nhận diện cần thông tin khác thẻ có mã vạch, QR, dải từ hoặc chip. Xác nhận hệ thống sẽ đọc dữ liệu nào và tiêu chuẩn kỹ thuật từ nhà cung cấp thiết bị trước khi thiết kế.

Quy cách cần chốt

• Kích thước, góc bo và độ dày.
• In một hoặc hai mặt, nền trắng hay trong.
• Lỗ đeo, dải ký tên hoặc phụ kiện.
• Mã số, ảnh, mã vạch hoặc QR biến đổi.
• Cách chia bộ, đóng gói và bàn giao.

Chuẩn bị dữ liệu cá nhân hóa

Dùng bảng có cột thống nhất cho tên, mã, chức danh và đường dẫn ảnh. Kiểm tra trùng mã, thiếu ảnh và định dạng. Dữ liệu cá nhân cần được chia sẻ và lưu trữ theo quy trình phù hợp của đơn vị đặt hàng.

Kiểm tra file và mẫu

Chừa vùng an toàn quanh mép và lỗ đeo. QR, mã vạch phải được tạo từ dữ liệu đúng và quét thử trên mẫu thật. Màu hiển thị trên màn hình không phải chuẩn tuyệt đối cho bề mặt nhựa.

Nhận hàng

Kiểm đếm số lượng, đối chiếu dữ liệu theo mẫu đại diện, kiểm tra bề mặt, bo góc và khả năng đọc mã. Không dùng thẻ lỗi có thông tin cá nhân; xử lý theo quy trình của đơn vị sở hữu dữ liệu.

Cách chuẩn bị dữ liệu biến đổi cho thẻ nhựa

Nếu mỗi thẻ có tên, mã số, ảnh, mã vạch hoặc QR riêng, nên gửi dữ liệu bằng bảng tính với một hàng cho mỗi người. Tên cột cần rõ ràng và thống nhất với vị trí trên mẫu thiết kế. Ảnh chân dung nên được đặt tên theo mã định danh thay vì tên người để tránh nhầm khi có dữ liệu trùng.

Trước khi in toàn bộ, hãy yêu cầu xuất bản xem trước cho một nhóm mẫu gồm tên dài, ký tự tiếng Việt và mã có nhiều chữ số. QR hoặc mã vạch phải được quét thử trên thẻ hoàn thiện vì độ tương phản, kích thước và lớp phủ bề mặt có thể ảnh hưởng khả năng đọc. Dữ liệu cá nhân cần được truyền và lưu trữ theo quy trình hạn chế người truy cập.

Checklist duyệt thẻ mẫu

• Đúng kích thước, bo góc và chiều dày.
• Tên, mã số và ảnh khớp cùng một bản ghi.
• QR hoặc mã vạch quét được sau khi in.
• Lỗ đeo, dải từ hoặc chip không phạm vùng nội dung.