In sổ sách kế toán theo Thông tư 99 năm 2026: Hướng dẫn

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp cần lưu ý một thay đổi quan trọng: Thông tư 99/2025/TT-BTC được áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026 và thay thế phần lớn Thông tư 200/2014/TT-BTC. Vì vậy, khi chuẩn bị mẫu sổ, in sổ sách kế toán hoặc lưu trữ hồ sơ năm 2026, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành thay vì tiếp tục sử dụng máy móc bộ mẫu cũ.

Bài viết dưới đây tập trung vào khâu chuẩn bị file, in, đóng quyển và lưu trữ sổ kế toán. Nội dung mang tính tham khảo về dịch vụ in ấn; với trường hợp kế toán hoặc pháp lý cụ thể, doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán trưởng, kiểm toán viên hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Thông tư nào áp dụng cho sổ sách kế toán từ năm 2026?

Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Văn bản hướng dẫn về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, ghi sổ và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có năm tài chính không trùng năm dương lịch cần xác định thời điểm áp dụng theo ngày bắt đầu năm tài chính. Chẳng hạn, hướng dẫn của Bộ Tài chính nêu rằng doanh nghiệp có năm tài chính từ 01/10/2025 đến 30/09/2026 chưa áp dụng Thông tư 99 ngay ngày 01/01/2026 mà áp dụng cho năm tài chính bắt đầu ngày 01/10/2026.

• Hướng dẫn áp dụng Thông tư 99 của Bộ Tài chính
• Toàn văn Thông tư 99/2025/TT-BTC để tham khảo

Thông tư 200 còn được dùng trong năm 2026 không?

Thông tư 99 thay thế Thông tư 200, ngoại trừ một số nội dung liên quan đến kế toán cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước được tiếp tục thực hiện cho đến khi có văn bản thay thế. Vì vậy, cụm từ “in sổ sách theo Thông tư 200 năm 2026” chỉ phù hợp trong một số trường hợp chuyển tiếp hoặc ngoại lệ cụ thể; với doanh nghiệp thông thường, cần kiểm tra hệ thống mẫu và quy định theo Thông tư 99.

Không nên chỉ đổi năm trên mẫu cũ. Trước khi in, kế toán cần kiểm tra lại tên sổ, kết cấu biểu mẫu, hệ thống tài khoản, kỳ kế toán và thông tin doanh nghiệp.

Những tài liệu cần chuẩn bị trước khi in sổ kế toán

Danh mục sổ thực tế phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hệ thống kế toán, phần mềm sử dụng và các nghiệp vụ phát sinh. Hồ sơ thường được chuẩn bị theo các nhóm sau:

• Sổ kế toán tổng hợp: sổ nhật ký, sổ cái và các báo cáo tổng hợp phù hợp với hình thức ghi sổ doanh nghiệp áp dụng.
• Sổ kế toán chi tiết: công nợ phải thu, phải trả, tiền mặt, tiền gửi, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, doanh thu, chi phí và các tài khoản cần theo dõi chi tiết.
• Báo cáo tài chính và phụ lục: bản đã hoàn thiện, kiểm tra và phê duyệt theo quy trình nội bộ.
• Chứng từ kèm theo: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất, chứng từ ngân hàng và tài liệu liên quan nếu doanh nghiệp có nhu cầu in, sắp xếp thành bộ.

Kế toán nên xuất file PDF sau khi đã khóa sổ và kiểm tra số liệu. File PDF giúp hạn chế lỗi nhảy dòng, sai phông chữ hoặc thay đổi bố cục khi chuyển máy.

Checklist kiểm tra file trước khi in

1. Kiểm tra đúng tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và kỳ kế toán.
2. Đối chiếu số đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số cuối kỳ.
3. Kiểm tra số trang, thứ tự trang và tên từng sổ.
4. Đảm bảo cột số liệu không bị cắt, tràn lề hoặc xuống dòng sai.
5. Nhúng đầy đủ phông chữ khi xuất PDF.
6. Chọn khổ giấy và hướng giấy phù hợp: A4 dọc, A4 ngang hoặc A3 gấp tùy biểu mẫu.
7. Tách rõ từng sổ hoặc đặt tên file thống nhất để tránh đóng nhầm quyển.
8. Lưu một bản dữ liệu gốc và một bản PDF cuối cùng trước khi chuyển in.

Quy cách in sổ sách kế toán phổ biến

Khổ giấy

Khổ A4 được sử dụng phổ biến. Các bảng có nhiều cột có thể in A4 ngang hoặc A3 gấp về A4. Doanh nghiệp nên in thử vài trang có nhiều dữ liệu nhất trước khi chốt toàn bộ đơn hàng.

Loại giấy

Ruột sổ thường dùng giấy ford có bề mặt dễ đọc và ghi chú. Định lượng được lựa chọn theo số trang, nhu cầu lưu trữ và ngân sách. Quyển quá dày nên chia thành nhiều tập để dễ mở và bảo quản.

In một mặt hay hai mặt

In hai mặt giúp giảm độ dày và chi phí; in một mặt phù hợp khi cần nhiều không gian ghi chú hoặc quy trình nội bộ yêu cầu riêng. Cần thống nhất trước khi dàn trang và đánh số trang.

Đóng quyển

Có thể đóng keo gáy, đóng lò xo, bìa cứng hoặc chia thành các tập theo tháng, quý hay nhóm tài khoản. Phương án phù hợp phụ thuộc số trang và tần suất tra cứu.

Quy trình in sổ sách kế toán tại In Ấn Ánh Dương

1. Tiếp nhận yêu cầu: xác định số bộ, số trang, khổ giấy, in một mặt hoặc hai mặt và hình thức đóng quyển.
2. Kiểm tra kỹ thuật file: rà khổ trang, lề, phông chữ, trang trắng và nguy cơ cắt mất dữ liệu. Việc kiểm tra kỹ thuật không thay thế bước duyệt số liệu của kế toán.
3. In mẫu: thực hiện bản thử khi tài liệu có bảng rộng, nhiều màu hoặc quy cách đặc biệt.
4. Khách hàng duyệt: xác nhận bố cục, quy cách giấy và cách chia quyển.
5. In và gia công: sản xuất theo mẫu đã duyệt, đóng quyển và dán nhãn gáy nếu có.
6. Kiểm tra, đóng gói và giao hàng: đối chiếu số lượng quyển, tên sổ và kỳ kế toán trước khi bàn giao.

Cách sắp xếp và lưu trữ sổ sau khi in

• Ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, kỳ kế toán và số tập trên bìa hoặc gáy.
• Sắp xếp theo năm, loại sổ và bộ phận quản lý.
• Lập danh mục bàn giao để thuận tiện tra cứu.
• Bảo quản tại nơi khô ráo, hạn chế ánh nắng, ẩm mốc và côn trùng.
• Giữ bản điện tử cùng phiên bản với bản đã in và phân quyền truy cập phù hợp.
• Thực hiện ký, đóng dấu, thời hạn lưu trữ và tiêu hủy theo quy định hiện hành cùng quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Các lỗi thường gặp khi đặt in sổ sách

• Dùng mẫu cũ nhưng chỉ thay năm 2026.
• Gửi file Excel chưa khóa công thức hoặc chưa thống nhất phông chữ.
• Không kiểm tra bảng rộng nên dữ liệu bị cắt khi in.
• Không chia tập khiến quyển quá dày, khó mở và nhanh bung gáy.
• Đánh số trang trước khi hoàn thiện toàn bộ file dẫn tới lặp hoặc thiếu trang.
• Nhầm kỳ kế toán, tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế giữa các bộ hồ sơ.
• Chuyển in trước khi kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm duyệt số liệu.

Câu hỏi thường gặp

Từ năm 2026 có tiếp tục in theo mẫu Thông tư 200 không?

Không nên mặc định tiếp tục dùng toàn bộ mẫu cũ. Doanh nghiệp cần xác định năm tài chính áp dụng Thông tư 99 và kiểm tra các trường hợp chuyển tiếp hoặc ngoại lệ trước khi chốt mẫu.

Có bắt buộc mọi sổ kế toán đều phải in ra giấy không?

Việc lưu trữ phụ thuộc hình thức sổ kế toán, hệ thống điện tử và quy định hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp. Đơn vị nên xác nhận với bộ phận kế toán, kiểm toán hoặc cơ quan có thẩm quyền trước khi quyết định danh mục cần in.

Nên gửi file Excel hay PDF cho nhà in?

Nên gửi PDF đã được duyệt để giữ nguyên bố cục. Nếu cần nhà in hỗ trợ dàn trang từ Excel, doanh nghiệp nên gửi kèm bản PDF đối chiếu và xác nhận lại bản in thử.

Có thể in gấp trong ngày không?

Thời gian phụ thuộc số trang, số bộ, quy cách đóng và thời điểm duyệt file. Đơn hàng ít trang có thể xử lý nhanh hơn; đơn hàng nhiều quyển nên có thời gian kiểm tra và in thử.

Nhận báo giá in sổ sách kế toán

Để nhận báo giá chính xác, quý khách vui lòng cung cấp số file hoặc tổng số trang, số bộ, khổ giấy, in một mặt hay hai mặt, loại bìa, cách đóng quyển và thời gian cần giao. In Ấn Ánh Dương sẽ kiểm tra kỹ thuật file và tư vấn quy cách phù hợp trước khi sản xuất.

Địa chỉ: 88 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội
Điện thoại: 0981 081 786 – 0965 690 189
Email: kdanhduong88@gmail.com