Trụ sở chính: 88 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội.
Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh hiện nay, ấn phẩm in ấn vẫn giữ vai trò quan trọng không thể thay thế, đặc biệt là trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng với đối tác, khách hàng. Năm 2026, dù công nghệ số phát triển mạnh mẽ, nhưng kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm thông dụng vẫn là yếu tố cốt lõi đảm bảo tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp và hiệu quả chi phí cho mọi doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện về kích thước tiêu chuẩn của các loại ấn phẩm phổ biến, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí và tạo ra những sản phẩm in ấn chuyên nghiệp, thu hút ánh nhìn.
Tầm quan trọng của kích thước tiêu chuẩn trong ngành in ấn
Việc sử dụng kích thước tiêu chuẩn cho các ấn phẩm in không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tối ưu hóa chi phí sản xuất: Khi thiết kế theo kích thước chuẩn ngành, doanh nghiệp tận dụng được nguyên liệu tối đa, giảm thiểu phần thừa, tiết kiệm đáng kể chi phí sản xuất.
- Tính chuyên nghiệp: Ấn phẩm với kích thước chuẩn tạo cảm giác chuyên nghiệp, thể hiện sự tỉ mỉ và đầu tư của doanh nghiệp vào từng chi tiết.
- Thuận tiện lưu trữ và sử dụng: Kích thước phù hợp giúp người dùng dễ dàng bảo quản, mang theo và sử dụng, tăng tính thực tiễn của ấn phẩm.
Trần Minh Đức, Giám đốc Sản xuất tại In Ấn Ánh Dương chia sẻ: “Nhiều khách hàng ban đầu muốn thiết kế theo kích thước riêng, nhưng sau khi được tư vấn về lợi ích của kích thước tiêu chuẩn, họ đều nhận thấy không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra sản phẩm chuyên nghiệp hơn rất nhiều.”
Kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm văn phòng
1. Giấy tiêu đề (Letterhead)
Kích thước tiêu chuẩn: A4 (21 × 29,7 cm)
Giấy tiêu đề là ấn phẩm văn phòng không thể thiếu, thể hiện thông tin liên hệ và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Kích thước A4 là lựa chọn phổ biến nhất vì phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy.
2. Phong bì thư (Envelope)
Kích thước tiêu chuẩn:
- Phong bì nhỏ: 12 × 22 cm (vừa với A4 gấp 3)
- Phong bì trung: 16 × 23 cm (vừa với A4 gấp 2)
- Phong bì lớn: 25 × 35 cm (vừa với A4 không gấp)
Lựa chọn kích thước phong bì phụ thuộc vào mục đích sử dụng và loại tài liệu cần đựng. Phong bì lớn thường dùng cho hồ sơ quan trọng, trong khi phong bì nhỏ thích hợp cho thư mời, thiệp chúc.
3. Hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho
Kích thước tiêu chuẩn:
- Cỡ nhỏ: 10,3 × 14,5 cm
- Cỡ vừa: 14 × 20 cm
- Cỡ lớn: 20,5 × 29,5 cm
Các ấn phẩm kế toán này đòi hỏi kích thước phù hợp vừa đảm bảo đủ thông tin, vừa thuận tiện cho việc lưu trữ. Hóa đơn kích thước nhỏ thường dùng cho bán lẻ, trong khi kích thước lớn hơn phù hợp với các giao dịch B2B phức tạp.
4. Folder – Bìa hồ sơ
Kích thước chuẩn: 22 × 31 cm (đựng vừa tờ A4), tay gấp 7 cm
Folder là ấn phẩm chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp trình bày tài liệu một cách gọn gàng, chuyên nghiệp trong các cuộc họp, hội thảo hoặc khi gặp đối tác. Kích thước này đảm bảo vừa đủ để chứa tài liệu A4 mà không bị cong hay hư hại.
Kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm quảng cáo
1. Tờ rơi (Flyer/Leaflet)
Kích thước tiêu chuẩn:
- A5: 14,8 × 21 cm
- A4: 21 × 29,7 cm
- A3: 29,7 × 42 cm
Tờ rơi là công cụ marketing phổ biến với chi phí hợp lý. Kích thước A5 thích hợp cho thông tin ngắn gọn và dễ phát tay, A4 cân bằng giữa không gian thông tin và tính tiện dụng, còn A3 thường dùng cho poster hoặc tờ rơi có nhiều hình ảnh, thông tin chi tiết.
Nhà thiết kế Nguyễn Thị Mai Anh (In Ấn Ánh Dương) chia sẻ: “Tờ rơi A5 luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vừa tiết kiệm chi phí, vừa đủ không gian để truyền tải thông điệp chính.”
2. Brochure/Tờ gấp
Kích thước tiêu chuẩn:
- A4 gấp 2: 21 × 14,8 cm (khi gấp)
- A4 gấp 3: 21 × 9,9 cm (khi gấp)
- A3 gấp 2: 29,7 × 21 cm (khi gấp)
Brochure chuyên nghiệp cho phép doanh nghiệp trình bày thông tin chi tiết hơn so với tờ rơi. Kích thước gấp giúp phân chia nội dung thành các phần logic, dễ đọc và thuận tiện mang theo.
3. Catalogue/Profile
Kích thước tiêu chuẩn:
- A4 đứng: 21 × 29,7 cm (khổ trải 42 × 29,7 cm)
- A4 ngang: 29,7 × 21 cm (khổ trải 59,6 × 21 cm)
Catalogue và hồ sơ năng lực là ấn phẩm cao cấp giới thiệu toàn diện về sản phẩm, dịch vụ và năng lực của doanh nghiệp. Kích thước A4 là tiêu chuẩn quốc tế, dễ dàng lưu trữ và trình bày chuyên nghiệp.
Kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm nhận diện thương hiệu
1. Card visit/Danh thiếp
Kích thước tiêu chuẩn: 8,8 × 5,3 cm
Danh thiếp là điểm tiếp xúc đầu tiên với đối tác, khách hàng. Kích thước này được chuẩn hóa toàn cầu, vừa với ví, hộp đựng card và các tay gấp folder. Đối với in ấn KTS (in kỹ thuật số) hoặc in riêng lẻ, kích thước 9 × 5,5 cm cũng được chấp nhận.
Lưu ý quan trọng: Chỉ cần tăng kích thước 1mm so với chuẩn, chi phí in ấn có thể tăng đáng kể do không tối ưu được việc in ghép bài.
2. Voucher/Gift Card
Kích thước tiêu chuẩn:
- 7 × 15 cm
- 10 × 20 cm
- 10 × 15 cm
Phiếu quà tặng với kích thước phù hợp không chỉ thuận tiện cho khách hàng mang theo mà còn đủ không gian để trình bày thông tin, điều kiện sử dụng và các yếu tố nhận diện thương hiệu.
3. Thẻ treo/Price Tag
Kích thước tiêu chuẩn:
- 8,8 × 5,3 cm
- 8,8 × 4 cm
- 4 × 4 cm (hình vuông hoặc tròn)
Thẻ treo sản phẩm không chỉ hiển thị giá mà còn là cơ hội quảng bá thương hiệu. Kích thước dưới 8,8 × 5,3 cm được ưa chuộng vì tối ưu chi phí khi in ghép bài.
Kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm ngành F&B
1. Menu/Thực đơn dạng cuốn
Kích thước tiêu chuẩn:
- A5: 14,8 × 21 cm
- A4: 21 × 29,7 cm
- Khổ đứng đặc biệt: 16 × 30 cm
Thực đơn dạng cuốn thường được nhà hàng, quán café cao cấp sử dụng, tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Kích thước A5 phổ biến nhất vì cân bằng giữa không gian trình bày và sự tiện dụng.
2. Menu để bàn
Kích thước tiêu chuẩn:
- Loại siêu nhỏ: 10 × 15 cm
- Loại nhỏ: 10 × 21 cm
- Loại trung: 10 × 18 cm
- Loại lớn ngang: 30 × 21 cm
- Loại lớn đứng: 21 × 30 cm
Menu để bàn dạng mica thường được quán café, trà sữa ưa chuộng nhờ sự bền bỉ và dễ lau chùi. Kích thước nhỏ gọn đảm bảo không chiếm quá nhiều không gian trên bàn.
Đầu bếp Trần Văn Hải, chủ nhà hàng Nhật Bản Sakura cho biết: “Chúng tôi đã thử nghiệm nhiều kích thước menu và nhận thấy loại 10 × 21 cm là lý tưởng nhất, vừa đủ không gian trình bày món ăn và giá cả, vừa không làm bàn ăn trở nên chật chội.”
Lịch Tết trong chiến dịch tri ân khách hàng
Kích thước tiêu chuẩn của lịch Tết:
- Lịch để bàn: 15 × 21 cm (khi gấp)
- Lịch treo tường loại nhỏ: 40 × 60 cm
- Lịch treo tường loại lớn: 65 × 95 cm
- Lịch bloc (lịch khối): 14,5 × 20,5 cm
Lịch Tết đã trở thành ấn phẩm không thể thiếu trong chiến dịch tri ân khách hàng cuối năm của các doanh nghiệp Việt Nam. Không chỉ là vật phẩm thực tiễn, lịch Tết còn là cơ hội để doanh nghiệp gửi gắm thông điệp, thể hiện giá trị thương hiệu và lòng biết ơn đến đối tác, khách hàng.
Nguyễn Văn Thành, Giám đốc Marketing của một công ty thực phẩm tại Hà Nội chia sẻ: “Mỗi năm chúng tôi đều đặt in hơn 2.000 quyển lịch Tết với thiết kế riêng để gửi đến khách hàng thân thiết. Đây không đơn thuần là món quà mà còn là cách để thương hiệu hiện diện trong không gian sống và làm việc của khách hàng suốt 365 ngày.”
Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn lịch Tết cho chiến dịch tri ân:
- Phù hợp với đối tượng: Lịch để bàn thích hợp cho môi trường văn phòng, lịch treo tường lớn phù hợp với không gian rộng như phòng họp, lịch bloc được ưa chuộng vì tính thực dụng cao.
- Thể hiện giá trị thương hiệu: Thiết kế, chất liệu và thông điệp trên lịch phản ánh định vị và giá trị cốt lõi của thương hiệu.
- Yếu tố văn hóa: Lịch Tết thường tích hợp các yếu tố văn hóa truyền thống như hình ảnh đào, mai, câu đối, tạo sự gần gũi và đồng cảm với người Việt.
- Tính độc đáo: Lịch với thiết kế riêng biệt, sáng tạo sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ và khả năng ghi nhớ cao hơn.
Xu hướng kích thước mới năm 2026
Với sự phát triển của công nghệ và thay đổi trong hành vi người tiêu dùng, một số xu hướng mới về kích thước ấn phẩm đang nổi lên:
- Kích thước nhỏ gọn hơn: Người tiêu dùng ngày càng ưa chuộng các ấn phẩm nhỏ gọn, dễ mang theo. Card visit mini (7 × 4 cm) và brochure bỏ túi (10 × 15 cm) đang dần phổ biến.
- Kết hợp digital: Ấn phẩm in kèm mã QR dẫn đến nội dung số cho phép giảm kích thước vật lý nhưng vẫn truyền tải đầy đủ thông tin.
- Tùy chỉnh cho thương hiệu: Các thương hiệu lớn bắt đầu tạo ra kích thước độc quyền để tạo sự khác biệt và nhận diện thương hiệu mạnh mẽ hơn.
- Thân thiện môi trường: Xu hướng giảm kích thước để tiết kiệm nguyên liệu, phù hợp với chiến lược phát triển bền vững của nhiều doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí với kích thước tiêu chuẩn
Việc áp dụng kích thước tiêu chuẩn không chỉ mang lại lợi ích về mặt thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đáng kể:
- Tận dụng tối đa giấy in: Kích thước chuẩn được tính toán để giảm thiểu phần thừa khi cắt từ khổ giấy công nghiệp, giúp tiết kiệm 15-30% chi phí nguyên liệu.
- Giảm thời gian sản xuất: Máy móc, thiết bị đã được cài đặt sẵn cho các kích thước chuẩn, giúp quá trình sản xuất nhanh hơn, giảm chi phí nhân công.
- Tương thích với phụ kiện: Các ấn phẩm kích thước chuẩn sẽ phù hợp với các phụ kiện có sẵn (như bìa đựng hồ sơ, khung ảnh, túi đựng) mà không cần đặt hàng riêng.
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Ấn phẩm kích thước chuẩn dễ dàng đóng gói, xếp chồng và vận chuyển hiệu quả hơn.
Phân tích từ bộ phận sản xuất của In Ấn Ánh Dương cho thấy: “Một doanh nghiệp có thể tiết kiệm trung bình 20-25% tổng chi phí in ấn khi sử dụng các kích thước tiêu chuẩn so với kích thước tùy chỉnh.”
Kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm thông dụng là yếu tố quan trọng không nên bỏ qua trong chiến lược truyền thông và marketing của doanh nghiệp. Việc lựa chọn kích thước phù hợp không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp mà còn giúp tối ưu chi phí, tăng hiệu quả sử dụng.
Trong thời đại số hóa, ấn phẩm in vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo điểm chạm với khách hàng. Hiểu và áp dụng đúng kích thước tiêu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những ấn phẩm chất lượng, chuyên nghiệp, góp phần nâng tầm thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng.
Về In Ấn Ánh Dương
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn chuyên nghiệp, In Ấn Ánh Dương tự hào mang đến các giải pháp in ấn toàn diện, chất lượng cao với giá thành hợp lý.
Địa chỉ: 88 Nguyễn Sơn, Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội
Hotline: 0981.081.786
Email: kdanhduong88@gmail.com
Website: https://indepanhduong.com/
Facebook: Công Ty In Ấn Ánh Dương
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về kích thước và giải pháp in ấn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
