Tư vấn

Hướng dẫn tự thiết kế một email chuyên nghiệp với Google Docs

Trong thời đại số hóa, email marketing vẫn là một trong những kênh truyền thông hiệu quả nhất với tỷ lệ ROI trung bình lên đến 4200%. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lại đang gặp khó khăn khi phải chi trả chi phí cao cho việc thuê designer hoặc mua các phần mềm thiết kế chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thiết kế email tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, thì bài viết này chính là dành cho bạn.

Chị Minh Anh, chủ một cửa hàng thời trang nhỏ tại Hà Nội chia sẻ: “Trước đây, tôi phải chi khoảng 1-2 triệu đồng mỗi tháng để thuê người thiết kế email marketing. Từ khi biết cách tự thiết kế bằng Google Docs, chi phí này gần như bằng không mà hiệu quả vẫn được đảm bảo.”

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tự thiết kế email chuyên nghiệp bằng công cụ Google Docs – một công cụ miễn phí, dễ sử dụng nhưng lại có thể tạo ra những mẫu email đẹp mắt và chuyên nghiệp không kém gì các phần mềm thiết kế đắt tiền.

Tại sao nên thiết kế email bằng Google Docs?

Ưu điểm vượt trội của Google Docs trong thiết kế email

Google Docs mang đến nhiều lợi ích vượt trội so với các công cụ thiết kế email khác:

  • Miễn phí hoàn toàn: Tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc thuê designer (thường từ 500.000đ – 2.000.000đ/chiến dịch) hoặc mua phần mềm thiết kế chuyên nghiệp.
  • Giao diện thân thiện: Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về thiết kế hay kỹ năng coding.
  • Tính năng cộng tác: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, thuận tiện cho làm việc nhóm.
  • Lưu trữ đám mây: Dữ liệu luôn được sao lưu tự động, tránh mất mát thông tin.
  • Tương thích đa nền tảng: Có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Theo nghiên cứu của Campaign Monitor, email có thiết kế chuyên nghiệp có thể tăng tỷ lệ mở (open rate) lên đến 26% và tỷ lệ nhấp chuột (click rate) lên 14% so với email thiết kế đơn giản. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đầu tư vào thiết kế email marketing chuyên nghiệp.

Chuẩn bị trước khi thiết kế

Xác định mục tiêu và đối tượng của email

Trước khi bắt tay vào thiết kế, bạn cần xác định rõ:

  • Mục tiêu email: Thông báo sản phẩm mới, khuyến mãi, tri ân khách hàng hay cung cấp thông tin?
  • Đối tượng nhận email: Độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi mua hàng?
  • Thông điệp chính: Điều gì bạn muốn người nhận nhớ sau khi đọc email?
  • Call-to-action (CTA): Hành động cụ thể bạn muốn người đọc thực hiện sau khi đọc email?

Chuẩn bị nội dung và tài nguyên cần thiết

  • Văn bản: Tiêu đề, nội dung chính, slogan, thông tin liên hệ…
  • Hình ảnh: Logo, banner, hình sản phẩm, icon…
  • Bảng màu: Chọn 2-3 màu chủ đạo phù hợp với thương hiệu
  • Font chữ: Nên chọn font dễ đọc và phổ biến (Arial, Roboto, Open Sans…)

Anh Tuấn Anh, Giám đốc Marketing của một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM chia sẻ: “Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thiết kế giúp chúng tôi tiết kiệm đến 40% thời gian so với cách làm trước đây. Đặc biệt, tỷ lệ chuyển đổi từ email cũng tăng đáng kể khi chúng tôi có sự chuẩn bị tốt về nội dung.”

Hướng dẫn tự thiết kế một email chuyên nghiệp với Google Docs

Các bước thiết kế email chuyên nghiệp với Google Docs

Bước 1: Tạo tài liệu mới và thiết lập kích thước

  1. Truy cập Google Docs và đăng nhập tài khoản Google
  2. Tạo tài liệu mới (File > New > Document)
  3. Thiết lập kích thước trang:
    • Chọn File > Page setup
    • Đặt kích thước: Chiều rộng 600px (hoặc 6 inch), chiều dài tùy thuộc nội dung
    • Canh lề: Trái, phải: 0.5 inch; Trên, dưới: 0.5 inch

Lưu ý: Kích thước 600px là lý tưởng cho thiết kế email vì nó hiển thị tốt trên hầu hết các thiết bị di động và ứng dụng email.

Bước 2: Tạo header chuyên nghiệp

Header là phần đầu tiên người nhận thấy khi mở email, vì vậy cần thiết kế ấn tượng:

  1. Chèn logo công ty:
    • Insert > Image > Upload from computer
    • Điều chỉnh kích thước phù hợp (thường 150-200px chiều rộng)
    • Căn giữa logo (Chọn logo > Chọn biểu tượng căn giữa trên thanh công cụ)
  2. Tạo banner hấp dẫn:
    • Insert > Table > Chọn bảng 1×1 (một hàng, một cột)
    • Điều chỉnh chiều rộng bảng bằng 100% trang
    • Chèn hình ảnh banner vào bảng
    • Điều chỉnh kích thước hình ảnh phù hợp
  3. Thêm đường phân cách:
    • Insert > Horizontal line
    • Tùy chỉnh màu sắc và độ dày của đường kẻ

Bước 3: Thiết kế phần thân email

  1. Tạo cấu trúc nội dung rõ ràng:
    • Sử dụng heading (H1, H2, H3) để phân cấp nội dung
    • Chia nội dung thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn 3-5 câu
    • Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) cho danh sách
  2. Định dạng văn bản:
    • Chọn font chữ dễ đọc (Arial, Roboto, Open Sans…)
    • Kích thước font tiêu đề: 18-24px, nội dung: 14-16px
    • Căn lề văn bản (Justify) để tạo cảm giác chuyên nghiệp
  3. Chèn hình ảnh minh họa:
    • Insert > Image > Upload from computer/Search the web
    • Điều chỉnh kích thước và vị trí hình ảnh
    • Thêm chú thích cho hình ảnh nếu cần
  4. Tạo nút Call-to-Action (CTA) nổi bật:
    • Insert > Drawing > New
    • Vẽ hình chữ nhật bo tròn
    • Thêm văn bản CTA (ví dụ: “Mua ngay”, “Đăng ký”, “Tìm hiểu thêm”)
    • Chọn màu nổi bật cho nút (thường là màu tương phản với nền)
    • Save & Close và chèn vào vị trí phù hợp

Bước 3: Thiết Kế Email Marketing

Bước 4: Bật Chia Sẻ Liên Kết Công Khai

Bước 4: Thiết kế footer chuyên nghiệp

  1. Thêm thông tin liên hệ:
  2. Thêm các liên kết mạng xã hội:
    • Insert > Drawing > New
    • Chèn icon các mạng xã hội (Facebook, Instagram, YouTube…)
    • Tạo hyperlink cho từng icon
    • Save & Close
  3. Thêm tùy chọn hủy đăng ký:
    • Thêm dòng chữ: “Để ngừng nhận email, vui lòng [click vào đây]”
    • Tạo hyperlink cho “click vào đây”

Mẫu template email chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẫu email template phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

1. Template email thông báo sản phẩm mới

[LOGO CÔNG TY]

Kính gửi [Tên khách hàng],

GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI!

[Hình ảnh sản phẩm]

Chúng tôi vui mừng thông báo về [tên sản phẩm mới] vừa được ra mắt. Sản phẩm này sẽ giúp bạn [lợi ích chính].

Đặc điểm nổi bật:
• [Đặc điểm 1]
• [Đặc điểm 2]
• [Đặc điểm 3]

[NÚT: MUA NGAY]

Thân mến,
[Tên người gửi]

2. Template email khuyến mãi

[LOGO CÔNG TY]

GIẢM GIÁ ĐẶC BIỆT - CHỈ TRONG TUẦN NÀY!

[Hình ảnh banner khuyến mãi]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Nhân dịp [tên sự kiện], chúng tôi xin gửi đến bạn chương trình khuyến mãi đặc biệt:

• Giảm [X%] cho tất cả sản phẩm
• Mua 2 tặng 1
• Freeship cho đơn hàng từ [số tiền]

Thời gian áp dụng: [ngày bắt đầu] - [ngày kết thúc]

[NÚT: MUA NGAY]

Thân mến,
[Tên người gửi]

3. Template email tri ân khách hàng

[LOGO CÔNG TY]

CHÂN THÀNH CẢM ƠN QUÝ KHÁCH!

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì bạn đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Để tri ân sự ủng hộ của bạn, chúng tôi xin gửi tặng:
• [Phần quà/ưu đãi đặc biệt]
• Mã giảm giá: [MÃ CODE]

[NÚT: SỬ DỤNG NGAY]

Trân trọng,
[Tên người gửi]

Tối ưu email cho thiết bị di động

Theo thống kê mới nhất, hơn 60% người dùng đọc email trên thiết bị di động, vì vậy việc tối ưu email cho smartphone và tablet là vô cùng quan trọng:

Nguyên tắc thiết kế responsive

  1. Giữ độ rộng email không quá 600px:
    • Đảm bảo hiển thị tốt trên hầu hết các thiết bị
  2. Sử dụng font chữ đủ lớn:
    • Tiêu đề: tối thiểu 22px
    • Nội dung: tối thiểu 14px
    • Nút CTA: tối thiểu 16px
  3. Tối ưu hình ảnh:
    • Kích thước file nhỏ (dưới 1MB)
    • Thêm thuộc tính alt text cho hình ảnh
    • Tránh sử dụng quá nhiều hình ảnh
  4. Sử dụng CTA lớn và rõ ràng:
    • Kích thước nút đủ lớn để dễ nhấn trên màn hình cảm ứng (ít nhất 44x44px)
    • Màu sắc nổi bật
    • Vị trí dễ thấy
  5. Kiểm tra trên nhiều thiết bị khác nhau:
    • Smartphone: iPhone, Samsung, Xiaomi…
    • Tablet: iPad, Samsung Tab…
    • Các ứng dụng email phổ biến: Gmail, Outlook, Apple Mail…

Chị Hương, chủ cửa hàng mỹ phẩm online chia sẻ: “Sau khi tối ưu email cho thiết bị di động theo hướng dẫn, tỷ lệ click vào link trong email của chúng tôi tăng từ 3.2% lên 8.7% – một con số đáng kinh ngạc!”

Kiểm tra và xuất bản email

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi

  1. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
    • Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả của Google Docs
    • Đọc lại toàn bộ nội dung
  2. Kiểm tra các liên kết:
    • Đảm bảo tất cả các liên kết đều hoạt động
    • Kiểm tra liên kết CTA
    • Kiểm tra liên kết mạng xã hội
  3. Kiểm tra hiển thị:
    • Xem trước trên nhiều thiết bị khác nhau
    • Kiểm tra trên các trình duyệt khác nhau

Xuất bản và gửi email

  1. Xuất file từ Google Docs:
    • File > Download > HTML (.html)
    • Hoặc sao chép toàn bộ nội dung (Ctrl+A > Ctrl+C)
  2. Tích hợp vào nền tảng email marketing:
    • Dán nội dung vào công cụ email marketing (Mailchimp, GetResponse, SendGrid…)
    • Hoặc dán trực tiếp vào Gmail, Outlook…
  3. Kiểm tra lần cuối và gửi thử nghiệm:
    • Gửi email test cho chính mình
    • Kiểm tra trên nhiều thiết bị và ứng dụng email

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

1. Email hiển thị không đúng trên các ứng dụng khác nhau

Nguyên nhân: Các ứng dụng email có cách hiển thị HTML khác nhau.

Giải pháp:

  • Sử dụng cấu trúc đơn giản
  • Tránh sử dụng CSS phức tạp
  • Kiểm tra trên nhiều ứng dụng email trước khi gửi

2. Hình ảnh không hiển thị

Nguyên nhân: Nhiều ứng dụng email mặc định không hiển thị hình ảnh.

Giải pháp:

  • Thêm thuộc tính alt text cho tất cả hình ảnh
  • Đảm bảo nội dung vẫn có ý nghĩa ngay cả khi không có hình ảnh
  • Sử dụng text thay cho hình ảnh khi có thể

3. Email bị đánh dấu là spam

Nguyên nhân: Nội dung, định dạng hoặc tên miền gửi bị coi là đáng ngờ.

Giải pháp:

  • Tránh sử dụng từ ngữ kích động (FREE, BUY NOW, URGENT…)
  • Cân bằng tỷ lệ hình ảnh/văn bản
  • Sử dụng tên người gửi và địa chỉ email đáng tin cậy

Phân tích hiệu quả chiến dịch email

Các chỉ số quan trọng cần theo dõi

  1. Tỷ lệ mở email (Open Rate):
    • Tỷ lệ người nhận mở email
    • Trung bình ngành: 15-25%
  2. Tỷ lệ nhấp chuột (Click Rate):
    • Tỷ lệ người nhận nhấp vào liên kết trong email
    • Trung bình ngành: 2-5%
  3. Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate):
    • Tỷ lệ người nhận thực hiện hành động mong muốn (mua hàng, đăng ký…)
    • Trung bình ngành: 1-3%
  4. Tỷ lệ hủy đăng ký (Unsubscribe Rate):
    • Tỷ lệ người nhận hủy đăng ký nhận email
    • Trung bình ngành: dưới 0.5%

Cách cải thiện hiệu quả chiến dịch

  1. A/B Testing:
    • Thử nghiệm các phiên bản khác nhau của email
    • So sánh hiệu quả và chọn phiên bản tốt nhất
  2. Phân khúc đối tượng:
    • Chia nhỏ danh sách người nhận dựa trên đặc điểm, hành vi
    • Tùy chỉnh nội dung phù hợp với từng phân khúc
  3. Tối ưu thời gian gửi:
    • Phân tích thời điểm người nhận thường mở email
    • Lên lịch gửi vào thời điểm phù hợp

Thiết kế email chuyên nghiệp không còn là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn có ngân sách marketing dồi dào. Với Google Docs – công cụ miễn phí và dễ sử dụng, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra những mẫu email đẹp mắt và hiệu quả.

Hãy nhớ rằng, email marketing hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào thiết kế bắt mắt mà còn cần nội dung giá trị, phù hợp với đối tượng nhận. Kết hợp những yếu tố này, bạn sẽ tạo ra những chiến dịch email thực sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

In Ấn Ánh Dương tự hào cung cấp các giải pháp in ấn chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc thiết kế và in ấn các tài liệu marketing chất lượng cao. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

Thông tin liên hệ:

Hoàng Linh

Linh In Ánh Dương – Quản lý xưởng in Ánh Dương với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, từ in sổ tay, sổ da, in hộp giấy đến in sách, catalogue. Đảm bảo chất lượng cao, đúng thời hạn, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Zalo
Zalo
0981 081 786
0965 690 189