Soạn email bằng Google Docs: Bản nháp và kiểm tra trước khi gửi

Google Docs có thể hỗ trợ soạn nội dung email và cùng đồng nghiệp duyệt bản nháp. Trước khi gửi, cần kiểm tra trong Gmail hoặc công cụ gửi email thực tế. Bố cục đẹp trên tài liệu không bảo đảm giữ nguyên trong mọi ứng dụng email.

Google Docs phù hợp với công việc nào?

Dùng tài liệu để thống nhất thông điệp, sửa chính tả, ghi chú ảnh cần dùng và duyệt nội dung. Với email tiếp thị có nhiều cột, nút hoặc thành phần phức tạp, nên dựng bố cục trong công cụ gửi chiến dịch rồi kiểm tra bản gửi thử. Đừng coi thao tác tải một tài liệu xuống là bước hoàn tất email tương thích mọi thiết bị.

Cách soạn bản nháp email trong Google Docs

1. Mở tài liệu trên máy tính. Chọn Insert → Building blocks → Email draft, hoặc nhập @email rồi chọn khối bản nháp email.
2. Điền người nhận, tiêu đề và nội dung. Có thể cùng người được cấp quyền sửa bản nháp.
3. Chọn Preview in Gmail để mở cửa sổ soạn thư và kiểm tra lại trước khi gửi. Thư sẽ dùng tài khoản đang đăng nhập.

Nếu không thấy tùy chọn xem trước, kiểm tra ngôn ngữ và điều kiện sử dụng theo hướng dẫn soạn email của Google; tài liệu hỗ trợ hiện lưu ý đặt ngôn ngữ tài khoản sang tiếng Anh để xem trước trong Gmail.

Chuẩn bị nội dung trước khi thiết kế

• Xác định mục đích chính: thông báo, mời tham dự, chăm sóc khách hàng hoặc giới thiệu sản phẩm.
• Viết tiêu đề phản ánh đúng nội dung; tránh lời hứa mà email không đáp ứng.
• Chuẩn bị logo, ảnh có quyền sử dụng, đường dẫn đích và thông tin liên hệ.
• Với ưu đãi, xác nhận thời gian, điều kiện, phạm vi áp dụng và giá trước khi duyệt.
• Chọn một hành động chính để người đọc biết bước tiếp theo.

Mẫu cấu trúc email để tham khảo

Các phần trong ngoặc vuông cần được thay trước khi gửi. Đây là khung nội dung minh họa, không phải thông báo ưu đãi đang áp dụng.

Tiêu đề: [Nội dung chính hoặc tên sự kiện]

Kính gửi [Tên người nhận],

[Giới thiệu ngắn lý do gửi email và thông tin quan trọng nhất.]

• [Lợi ích hoặc thông tin thứ nhất]
• [Thời gian, địa điểm hoặc điều kiện liên quan]
• [Thông tin cần chuẩn bị hoặc bước tiếp theo]

[Lời kêu gọi hành động] — [đường dẫn đã kiểm tra]

Trân trọng,[Tên người gửi][Thông tin liên hệ]

Kiểm tra bản gửi thử

• Đọc trên màn hình nhỏ: đoạn văn ngắn, cỡ chữ dễ đọc, đường dẫn dễ thao tác.
• Kiểm tra người nhận, tài khoản gửi, tiêu đề và nội dung còn sót trong ngoặc vuông.
• Mở từng liên kết và kiểm tra trang đích; tránh dùng đường dẫn chỉ người trong nội bộ mới có quyền xem.
• Kiểm tra khi ảnh không hiển thị: thông điệp và hành động chính vẫn cần hiểu được.
• Gửi thử đến các ứng dụng email mà khách hàng thường dùng trước khi triển khai.

Chia sẻ tài liệu để duyệt nội dung

Chỉ cấp quyền cần thiết cho người duyệt. Không cần công khai tài liệu để soạn email. Trước khi chia sẻ, xem lại thông tin khách hàng, danh sách người nhận và dữ liệu nội bộ trong bản nháp. Nếu muốn gửi tài liệu như một liên kết, hãy kiểm tra quyền truy cập bằng tài khoản người nhận phù hợp.

Đánh giá hiệu quả email

Theo dõi lượt nhấp, phản hồi và hành động ở trang đích theo mục tiêu đã đặt. So sánh các phiên bản trong cùng điều kiện; không lấy số liệu chung làm cam kết doanh thu hoặc tỷ lệ chuyển đổi cho mọi chiến dịch. Công cụ gửi chiến dịch cần có cách quản lý người nhận và yêu cầu ngừng nhận thư phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Có cần đặt trang tài liệu rộng 600px không?

Không cần thiết cho việc soạn nội dung. Kích thước trang tài liệu và chiều rộng email là hai việc khác nhau; bố cục gửi cuối cùng cần được kiểm tra trong công cụ email.

Có thể dùng Google Docs để tạo mọi email marketing không?

Nên dùng Docs cho bản nháp và duyệt nội dung. Với thiết kế phức tạp, dựng lại trong công cụ gửi email và thử trên các thiết bị, ứng dụng cần hỗ trợ.

Google Docs có bảo đảm tăng tỷ lệ mở hoặc doanh thu không?

Không có mức tăng được bảo đảm chỉ nhờ công cụ soạn thảo. Kết quả còn phụ thuộc nội dung, người nhận, thời điểm và mục tiêu chiến dịch.