Cách tự in phong bì A4, A5, A6 bằng word đơn giản

Trong thời đại số hóa, nhiều người cho rằng việc in phong bì không còn cần thiết. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một bức thư được đựng trong phong bì được thiết kế chuyên nghiệp vẫn mang lại ấn tượng mạnh mẽ và sự tin cậy trong giao tiếp doanh nghiệp. Theo khảo sát của Hiệp hội Marketing Trực tiếp năm 2024, 78% người nhận cảm thấy thư có phong bì được cá nhân hóa đáng tin cậy hơn 35% so với email.

Tự in phong bì tại nhà không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn cho phép:

• Linh hoạt về thời gian và số lượng
• Tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể
• Xử lý những trường hợp khẩn cấp khi không thể chờ đợi dịch vụ in ấn

Chị Nguyễn Thị Mai, chủ một cửa hàng nhỏ tại Hà Nội chia sẻ: “Từ khi biết cách tự in phong bì bằng Word, tôi đã tiết kiệm được khoảng 2 triệu đồng mỗi năm cho việc in ấn các loại phong bì gửi hóa đơn và thư cảm ơn khách hàng.”

Các kích thước phong bì phổ biến: A4, A5, A6 là gì?

Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, cần hiểu rõ về các kích thước phong bì phổ biến:

Việc lựa chọn đúng kích thước phong bì phụ thuộc vào mục đích sử dụng và loại tài liệu cần gửi. Phong bì A4 thích hợp cho các tài liệu không cần gấp như chứng chỉ, bằng khen; phong bì A5 phù hợp với tài liệu gấp đôi; trong khi phong bì A6 thường được dùng cho thiệp mời hoặc thư ngắn.

Chuẩn bị công cụ và vật liệu cần thiết

Để in phong bì bằng Word hiệu quả, bạn cần chuẩn bị:

1. Máy tính có cài đặt Microsoft Word (phiên bản từ 2013 trở lên được khuyến nghị)
2. Máy in (máy in phun mực hoặc laser đều được)
3. Phong bì trắng theo kích thước mong muốn (A4, A5 hoặc A6)
4. Kết nối internet (để tải xuống mẫu nếu cần)

Lựa chọn giấy phong bì cũng rất quan trọng. Nên chọn loại giấy định lượng từ 80-100gsm cho phong bì thông thường, và 120-180gsm cho phong bì cao cấp. Giấy quá mỏng dễ bị nhăn khi đi qua máy in, trong khi giấy quá dày có thể không phù hợp với một số loại máy in.

Hướng dẫn chi tiết cách in phong bì bằng Word

Cách in phong bì A4

Bước 1: Thiết lập trang trong Word

1. Mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới
2. Vào tab Layout > Size > More Paper Sizes
3. Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Paper
4. Thiết lập Width: 229mm và Height: 324mm (kích thước A4)
5. Chọn OK để áp dụng

Bước 2: Thiết kế nội dung phong bì

1. Đối với phong bì A4, bạn có thể chia trang thành hai phần:
   • Phần trên: Thông tin người gửi (góc trái)
   • Phần dưới: Thông tin người nhận (trung tâm)
2. Để thêm thông tin người gửi:
   • Tạo một text box ở góc trái trên
   • Nhập thông tin công ty/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại
   • Có thể thêm logo công ty nếu cần
3. Để thêm thông tin người nhận:
   • Tạo một text box ở trung tâm phong bì
   • Sử dụng font size lớn hơn so với thông tin người gửi
   • Đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ đọc

Mẹo thiết kế phong bì A4 chuyên nghiệp: Với phong bì kích thước lớn, bạn có thể tận dụng không gian để thêm các yếu tố thiết kế như đường viền, màu nền nhẹ, hoặc thậm chí là hình mờ (watermark) của logo công ty.

Bước 3: In phong bì A4

1. Đặt phong bì A4 vào khay giấy của máy in
2. Vào tab File > Print
3. Kiểm tra xem cài đặt kích thước giấy đã chính xác chưa
4. Nhấn Print để bắt đầu in

Anh Trần Văn Hùng, Giám đốc một công ty start-up tại TP.HCM chia sẻ: “Chúng tôi đã tự thiết kế và in phong bì A4 cho các tài liệu gửi đến nhà đầu tư. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ của công ty.”

Cách in phong bì A5

Bước 1: Tạo tài liệu mới trong Word

1. Mở Microsoft Word
2. Vào Layout > Size > More Paper Sizes
3. Thiết lập Width: 162mm và Height: 229mm (kích thước A5)
4. Chọn OK

Bước 2: Sử dụng tính năng Envelopes của Word

Một cách hiệu quả hơn để in phong bì A5 là sử dụng tính năng có sẵn của Word:

1. Vào tab Mailings
2. Chọn Envelopes
3. Trong hộp thoại Envelopes and Labels:
   • Nhập địa chỉ người nhận vào ô Delivery address
   • Nhập địa chỉ người gửi vào ô Return address
   • Nhấn Options
4. Trong Envelope Options:
   • Chọn Envelope size: Custom
   • Nhập kích thước Width: 162mm và Height: 229mm
   • Chọn OK

Bước 3: In phong bì A5

1. Đặt phong bì A5 vào khay giấy theo hướng dẫn của máy in
2. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, nhấn Print
3. Kiểm tra cài đặt máy in và nhấn Print để tiến hành in

Lưu ý khi in phong bì A5: Phong bì A5 có thể được đặt theo chiều ngang hoặc dọc tùy thuộc vào thiết kế của bạn. Đảm bảo kiểm tra hướng giấy trước khi in để tránh lãng phí.

Cách in phong bì A6

Bước 1: Thiết lập kích thước phong bì A6 trong Word

1. Mở Word và tạo tài liệu mới
2. Vào Layout > Size > More Paper Sizes
3. Thiết lập Width: 114mm và Height: 162mm (kích thước A6)
4. Chọn OK

Bước 2: Thiết kế phong bì A6

Phong bì A6 có kích thước nhỏ, phù hợp cho các thư cá nhân hoặc thiệp mời:

1. Tạo text box cho địa chỉ người nhận ở trung tâm phong bì
2. Tạo text box nhỏ hơn cho địa chỉ người gửi ở góc trái trên
3. Điều chỉnh font size phù hợp (thường là 10-12pt cho người nhận, 8-10pt cho người gửi)

Bước 3: In phong bì A6

1. Đặt phong bì A6 vào khay giấy
2. Vào File > Print
3. Kiểm tra cài đặt
4. Nhấn Print

Mẹo in phong bì A6 hiệu quả: Do kích thước nhỏ, phong bì A6 có thể khó xử lý với một số máy in. Bạn có thể dùng giấy A4 làm “khay đỡ” bằng cách dán tạm phong bì A6 lên tờ A4 bằng băng keo có thể tháo rời, sau đó đưa vào máy in.

Khắc phục sự cố thường gặp khi in phong bì

1. Phong bì bị kẹt trong máy in

Nguyên nhân thường gặp:

• Phong bì quá dày hoặc có phần dán gây cản trở
• Đặt sai hướng phong bì
• Khay giấy không được điều chỉnh đúng cách

Cách khắc phục:

• Kiểm tra hướng dẫn sử dụng máy in về cách đặt phong bì đúng
• Điều chỉnh khay giấy theo kích thước phong bì
• Với phong bì có phần dán, hãy đặt sao cho phần dán đi vào máy in sau cùng

2. In bị lệch hoặc sai vị trí

Nguyên nhân:

• Thiết lập lề (margin) không chính xác
• Phong bì không được đặt đúng vị trí
• Cài đặt in không phù hợp

Cách khắc phục:

• Sử dụng tính năng Print Preview để kiểm tra trước khi in
• Điều chỉnh lề trong Page Setup
• Thực hiện bản in thử trên giấy thường trước khi in lên phong bì

3. Mực bị nhòe hoặc không rõ

Nguyên nhân:

• Chất lượng phong bì không phù hợp với loại mực
• Cài đặt chất lượng in thấp
• Mực in gần hết

Cách khắc phục:

• Chọn loại phong bì phù hợp với loại máy in
• Điều chỉnh cài đặt chất lượng in sang cao hơn
• Kiểm tra và thay mực nếu cần

Bà Phạm Thị Hương, giáo viên tại Hà Nội chia sẻ: “Ban đầu tôi gặp nhiều khó khăn khi in phong bì tại nhà, nhưng sau khi tìm hiểu các mẹo khắc phục sự cố, tôi đã in được hơn 100 phong bì mời họp phụ huynh mà không gặp vấn đề gì.”

Cách làm phong bì thư trên word

1. Hướng dẫn nhanh

Ở giao diện Word, chọn mục Mailings > Chọn Envelopes > Nhập thông tin địa chỉ > Nhấn Options… để tùy chỉnh thêm kích thước phong bì > Điều chỉnh kích thước phong bì > Nhấn vào Font… để thay đổi font > Nhấn OK > Vào mục Printing Options để thiết lập lại bìa thư > Quay trở lại giao diện, nhấn chọn vào Add to Document để lưu > Nhấn Yes để xác nhận > Thêm khung cho bìa nếu muốn.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện Word, chọn mục Mailings và chọn tiếp vào Envelopes.

Chọn mục Mailings và chọn tiếp vào Envelopes

Bước 2: Ở giao diện Envelope Options, bạn hãy nhập các thông tin bìa thư:

• Delivery Address: Địa chỉ người nhận thư.
• Return Address: Địa chỉ của bạn.

Sau đó nhấn vào nút Options… để tùy chỉnh thêm kích thước phong bì.

Điền địa chỉ và chọn Options…

Bước 3: Ở giao diện này, bạn điều chỉnh kích thước cho phong bì. Nếu bạn không muốn thay đổi kích thước bìa thư thì để nguyên mặc định.

Điều chỉnh kích thước cho phong bì

Bước 4: Bạn nhấn vào mục Font… để thay đổi font chữ, kích thước chữ cho từng địa chỉ. Thay đổi xong bạn nhấn OK.

Chọn vào Font…

Điều chỉnh loại font chữ và kích thước nếu muốn.

Chỉnh font, kích thước, định dạng chữ bạn muốn

Bước 5: Nhấn vào mục Printing Options để thiết lập lại bìa thư khi in nếu bạn cần in. Lựa chọn hướng đưa giấy vào máy in để tạo bìa thư theo hướng xem trước trong phần Feed method.

Thiết lập Printing Options

Bước 6: Quay trở lại giao diện tùy chỉnh bìa thư, bạn nhấn chọn vào Add to Document để lưu lại thiết kế phong bì.

Nhấn chọn vào Add to Document để lưu lại thiết kế

Bước 7: Nhấn Yes trong giao diện thông báo để lưu phong bì.

Nhấn Yes trong giao diện thông báo

Vậy là bạn đã tạo bìa thư thành công!

Tạo bìa thư thành công

Bước 8: Để thêm khung hình cho bìa thư, bạn nhấn vào mục Design và chọn vào Page Borders.

Thêm khung hình cho bìa thư

Bước 9: Tại giao diện này, bạn chọn tùy chỉnh cho đường viền, các họa tiết cho khung hình. Xong nhấn OK để lưu lại.

Tùy chỉnh khung viền

Tạo khung viền làm bìa thư đẹp hơn!

                                          Tạo khung viền làm bìa thư đẹp hơn

Tùy chỉnh và thiết kế phong bì chuyên nghiệp

Thêm logo và nhận diện thương hiệu

1. Để thêm logo:
   • Vào tab Insert > Pictures > chọn file logo
   • Điều chỉnh kích thước và vị trí phù hợp
   • Đảm bảo độ phân giải logo đủ cao để in rõ nét
2. Sử dụng màu sắc nhận diện thương hiệu:
   • Áp dụng màu công ty cho các yếu tố như viền, đường kẻ
   • Sử dụng công cụ Format để tùy chỉnh màu sắc text box

Tạo mẫu phong bì tái sử dụng: Sau khi thiết kế xong, lưu file dưới dạng Template (.dotx) để sử dụng lại dễ dàng trong tương lai.

Sử dụng Mail Merge cho số lượng lớn

Khi cần in nhiều phong bì với các địa chỉ khác nhau:

1. Tạo danh sách địa chỉ trong Excel với các cột tên, địa chỉ, thành phố, v.v.
2. Trong Word, vào Mailings > Start Mail Merge > Envelopes
3. Thiết lập kích thước phong bì
4. Chọn Select Recipients > Use an Existing List > chọn file Excel
5. Sử dụng Insert Merge Field để thêm các trường thông tin
6. Xem trước bằng Preview Results
7. Hoàn tất bằng Finish & Merge

Ông Lê Minh Đức, chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đà Nẵng cho biết: “Nhờ tính năng Mail Merge, chúng tôi đã tự in 500 phong bì gửi thư tri ân khách hàng cuối năm, tiết kiệm được hơn 5 triệu đồng so với thuê dịch vụ in ấn bên ngoài.”

Lưu ý quan trọng để có bản in hoàn hảo

1. Kiểm tra kỹ trước khi in số lượng lớn

• In thử 1-2 mẫu trên giấy thường
• Đảm bảo mọi thông tin chính xác, không có lỗi chính tả
• Kiểm tra vị trí và kích thước các yếu tố

2. Chọn đúng loại giấy và cài đặt máy in

• Điều chỉnh cài đặt loại giấy trong Print Properties
• Chọn chất lượng in phù hợp (thường là High hoặc Best cho phong bì chính thức)
• Kiểm tra mực in đầy đủ

3. Bảo quản phong bì đúng cách

• Tránh để phong bì ở nơi ẩm ướt
• Không để phong bì bị cong vênh trước khi in
• Lưu trữ phong bì đã in trong hộp kín để tránh bụi và ẩm

Tiết kiệm chi phí khi in phong bì: Mua phong bì số lượng lớn sẽ giúp giảm chi phí đơn vị. Ngoài ra, việc tự in phần thông tin cố định (như logo, thông tin người gửi) trên số lượng lớn phong bì trước, sau đó chỉ in thông tin người nhận khi cần cũng là cách tối ưu chi phí và thời gian.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ in phong bì chuyên nghiệp?

Mặc dù tự in phong bì mang lại nhiều lợi ích, có những trường hợp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ in ấn chuyên nghiệp:

1. Số lượng lớn (trên 500 phong bì)

• Tiết kiệm thời gian và công sức
• Đảm bảo chất lượng đồng đều
• Chi phí có thể thấp hơn khi tính cả thời gian và vật tư

2. Yêu cầu kỹ thuật đặc biệt

• In nhiều màu sắc phức tạp
• Sử dụng kỹ thuật in đặc biệt như in nổi, ép kim
• Cần độ chính xác cực cao

3. Phong bì cho sự kiện quan trọng

• Các sự kiện doanh nghiệp lớn
• Thiệp cưới cao cấp
• Tài liệu quan trọng gửi đối tác quốc tế

Nếu bạn cần dịch vụ in phong bì chuyên nghiệp với chất lượng cao và giá cả hợp lý, In Ấn Ánh Dương là lựa chọn đáng tin cậy với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ in ấn chất lượng cao.

In phong bì bằng Word là kỹ năng hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong giao tiếp cá nhân và doanh nghiệp. Với các hướng dẫn chi tiết về cách in phong bì A4, A5, A6 trong bài viết này, bạn đã có thể tự tin thực hiện tại nhà hoặc văn phòng.

Tuy nhiên, với những yêu cầu đặc biệt hoặc số lượng lớn, dịch vụ in ấn chuyên nghiệp vẫn là lựa chọn tối ưu. Hãy cân nhắc nhu cầu thực tế và chọn phương án phù hợp nhất.

Bạn đã có kinh nghiệm tự in phong bì? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới!

Câu hỏi thường gặp

1. Có thể in phong bì bằng máy in thông thường không?

Có, hầu hết các máy in phun mực và laser hiện đại đều có thể in phong bì. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra hướng dẫn sử dụng máy in để đặt phong bì đúng cách.

2. Loại giấy nào phù hợp nhất để in phong bì?

Giấy định lượng 80-100gsm thích hợp cho phong bì thông thường. Với phong bì cao cấp, nên chọn giấy 120-180gsm để tạo cảm giác sang trọng.

3. Làm thế nào để tránh lỗi in lệch khi in phong bì?

Luôn sử dụng tính năng Print Preview để kiểm tra trước, thực hiện bản in thử trên giấy thường, và đảm bảo phong bì được đặt đúng vị trí trong khay giấy.

4. Có phần mềm nào khác ngoài Word để in phong bì?

Có, bạn có thể sử dụng Adobe InDesign, CorelDRAW, hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa khác. Tuy nhiên, Microsoft Word là lựa chọn phổ biến nhất do dễ sử dụng và phổ biến.

5. Nên in địa chỉ trực tiếp lên phong bì hay dùng nhãn dán?

In trực tiếp lên phong bì tạo vẻ chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm chi phí nhãn dán. Tuy nhiên, nếu chỉ cần số lượng ít hoặc lo ngại về rủi ro in hỏng, nhãn dán là giải pháp an toàn.

Thông tin liên hệ

In Ấn Ánh Dương – Chuyên gia in ấn với hơn 10 năm kinh nghiệm

• Địa chỉ: 88 Nguyễn Sơn, Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội
• Hotline: 0981.081.786
• Email: kdanhduong88@gmail.com
• Website: https://indepanhduong.com/
• Facebook: Công Ty In Ấn Ánh Dương