Trong bối cảnh dịch bệnh kéo dài và những thay đổi không ngừng của xã hội, việc làm từ xa đã không còn là lựa chọn mà trở thành giải pháp tất yếu. Tuy nhiên, để duy trì hiệu quả khi làm việc tại nhà không hề dễ dàng. Bạn cần biết cách quản lý thời gian, tổ chức không gian và duy trì động lực làm việc. Cùng khám phá những bí kíp làm việc từ xa hiệu quả, giúp bạn vừa đảm bảo năng suất công việc vừa cân bằng được cuộc sống cá nhân nhé!
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa, hay còn gọi là “remote working”, là hình thức làm việc bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Thay vì phải đến văn phòng hàng ngày, bạn có thể làm việc tại nhà, quán cà phê, không gian làm việc chung hoặc bất cứ nơi đâu có kết nối internet.
Hình thức này mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian di chuyển, tăng tính linh hoạt trong lịch trình làm việc và giảm áp lực môi trường công sở. Nhưng nó cũng tiềm ẩn những thách thức lớn, đặc biệt là việc duy trì sự tập trung và năng suất khi ở nhà.
Không gian làm việc từ xa lý tưởng
Không gian làm việc gọn gàng
Không gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và hiệu suất của bạn. Một chiếc bàn làm việc sạch sẽ, có đủ ánh sáng và được bố trí gọn gàng sẽ giúp bạn tập trung hơn.
Bạn có thể sắp xếp bàn làm việc của mình với những vật dụng cần thiết như laptop, sổ tay, bút viết và đèn bàn. Thêm vào đó, việc trang trí bằng cây xanh hoặc một vài bức ảnh truyền cảm hứng cũng giúp không gian trở nên sinh động và thoải mái hơn.
Tối ưu môi trường làm việc
Ngoài việc bố trí bàn làm việc, hãy chú ý đến những yếu tố như âm thanh và nhiệt độ. Hạn chế tiếng ồn bằng cách sử dụng tai nghe chống ồn hoặc chọn một phòng làm việc riêng biệt. Nếu bạn không thể tránh khỏi tiếng ồn từ bên ngoài, hãy thử bật nhạc không lời để giúp mình tập trung hơn.
Thời gian biểu làm việc hiệu quả
Thiết lập lịch trình cố định
Dù làm việc tại nhà, bạn vẫn nên duy trì một thời gian biểu cố định như khi đi làm ở văn phòng. Điều này không chỉ giúp bạn phối hợp tốt hơn với đồng nghiệp mà còn tạo nên thói quen làm việc nghiêm túc.
Bạn có thể chia thời gian thành các khung giờ cụ thể cho từng nhiệm vụ: sáng sớm tập trung vào công việc cần sáng tạo, buổi chiều dành cho họp trực tuyến và buổi tối kiểm tra email hoặc lập kế hoạch cho ngày mai.
Tạo danh sách công việc hàng ngày
Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian là lập danh sách công việc (to-do list). Việc viết ra các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày sẽ giúp bạn không bỏ sót những việc quan trọng và cảm thấy thành công hơn mỗi khi gạch bỏ một nhiệm vụ đã hoàn thành.
Ngăn chặn sự phân tâm
Xác định nguyên nhân gây xao nhãng
Sự phân tâm là “kẻ thù” lớn nhất khi làm việc từ xa. Những việc như mạng xã hội, tin nhắn hay công việc nhà có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của bạn.
Giải pháp ngăn chặn xao nhãng
- Chặn thông báo: Tắt thông báo trên điện thoại hoặc sử dụng ứng dụng quản lý thời gian để ngăn chặn truy cập vào các trang web gây mất tập trung.
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Hãy chia nhỏ công việc thành các mục tiêu nhỏ hơn và thưởng cho bản thân khi hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn duy trì động lực làm việc.
Xây dựng kỷ luật bản thân
Tự chịu trách nhiệm
Khi làm việc từ xa, không có ai kiểm soát bạn. Vì vậy, việc tự chịu trách nhiệm cho tiến độ và kết quả công việc là điều tối quan trọng. Hãy đặt ra những tiêu chuẩn cụ thể để đo lường hiệu quả công việc của mình.
Động viên bản thân
Hãy tìm cách tự động viên bản thân mỗi ngày, dù chỉ là một lời nhắc nhở nhỏ như: “Mình đang làm tốt!” hoặc “Chỉ cần cố thêm chút nữa!”. Những lời tự động viên sẽ giúp bạn giữ vững tinh thần, đặc biệt khi làm việc một mình.
Kế hoạch kết nối với đồng nghiệp và xã hội
Duy trì liên lạc với đồng nghiệp
Làm việc từ xa không có nghĩa là bạn nên cắt đứt liên lạc với đồng nghiệp. Hãy thường xuyên tham gia các buổi họp trực tuyến, gửi tin nhắn trao đổi công việc hoặc thậm chí là một cuộc gọi hỏi thăm để duy trì mối quan hệ.
Giao lưu ngoài công việc
Khi dịch bệnh ổn định, bạn có thể tổ chức những buổi gặp mặt nhỏ để gắn kết với mọi người. Điều này không chỉ giúp cải thiện tâm trạng mà còn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với đồng nghiệp.
Chuẩn bị tâm lý làm việc tại nhà
Thói quen hàng ngày
Duy trì những thói quen như dậy sớm, ăn sáng và thay quần áo chỉnh tề sẽ giúp bạn sẵn sàng bước vào ngày làm việc. Những việc này tưởng chừng đơn giản nhưng lại giúp não bộ nhận diện rằng bạn đang chuẩn bị làm việc, thay vì thư giãn tại nhà.
Tập thể dục và thư giãn
Bắt đầu ngày mới bằng một bài tập nhẹ hoặc vài phút thiền định sẽ giúp tinh thần bạn tỉnh táo và tăng cường khả năng tập trung.
Làm việc từ xa hiệu quả trong mùa dịch
Trong mùa dịch, việc làm việc từ xa không chỉ là giải pháp ngắn hạn mà còn là cơ hội để chúng ta học hỏi và rèn luyện thêm kỹ năng mới. Hãy sử dụng thời gian này để thử nghiệm các phương pháp làm việc khác nhau, tìm hiểu thêm về bản thân và cải thiện khả năng tự quản lý.
Bạn hoàn toàn có thể làm việc tại nhà hiệu quả, miễn là bạn sẵn sàng thay đổi và áp dụng những bí kíp phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để tập trung khi làm việc tại nhà?
- Hãy thiết lập không gian làm việc riêng biệt, tắt thông báo và sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian.
Làm việc từ xa có ảnh hưởng đến sức khỏe không?
- Nếu không cân bằng thời gian, bạn có thể bị căng thẳng. Vì vậy, hãy duy trì chế độ ăn uống lành mạnh, tập thể dục thường xuyên và nghỉ ngơi đủ.
Làm sao để giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp khi làm việc từ xa?
- Sử dụng các nền tảng giao tiếp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc Slack và duy trì lịch họp định kỳ.
Có nên làm việc ngoài giờ khi làm việc tại nhà?
- Không nên. Hãy duy trì ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân để tránh kiệt sức.
Làm sao để quản lý thời gian khi làm việc từ xa?
- Tạo danh sách công việc, sử dụng lịch làm việc và đặt mục tiêu hàng ngày để quản lý thời gian hiệu quả.
Làm thế nào để tránh cảm giác cô đơn khi làm việc từ xa?
- Duy trì giao tiếp với đồng nghiệp, tham gia các hoạt động trực tuyến hoặc tổ chức các buổi gặp mặt (khi dịch bệnh được kiểm soát).
Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay, đặc biệt trong mùa dịch. Để làm việc hiệu quả, bạn cần chuẩn bị tốt từ không gian, thời gian biểu đến kỹ năng tự quản lý. Hãy xem đây là cơ hội để rèn luyện kỷ luật, tăng cường kỹ năng và khám phá những phương pháp làm việc mới.
Chúc bạn luôn làm việc hiệu quả và giữ vững tinh thần trong mùa dịch!