Mẫu brief đặt in cho phòng Marketing: 18 thông tin cần gửi nhà in

Một brief đặt in tốt phải giúp nhà in trả lời ba việc ngay từ đầu: sản phẩm là gì, cần hoàn thành như thế nào và căn cứ nào để nghiệm thu. Chỉ gửi file thiết kế kèm câu “báo giá giúp em 5.000 cuốn” thường dẫn đến hàng loạt câu hỏi, báo giá không cùng cấu hình và rủi ro phát sinh sau khi đã chốt ngân sách.

Dưới đây là mẫu brief 18 trường có thể sao chép cho phòng Marketing, mua hàng hoặc agency. Mẫu không biến bạn thành kỹ thuật viên in; nó giúp nêu đúng nhu cầu, để nhà in đề xuất vật liệu và quy trình phù hợp. Nếu chưa biết một thông số, hãy ghi “cần tư vấn” và mô tả mục đích sử dụng thay vì đoán.

Mẫu brief đặt in 18 thông tin cần gửi

Giải thích 18 trường để điền đúng

1. Tên dự án hoặc mã sản phẩm

Đặt tên đủ phân biệt, ví dụ “Catalogue đại lý Q3/2026 – bản miền Bắc” thay vì “catalogue mới”. Nếu có mã PO, mã SKU hoặc mã chiến dịch, ghi ngay từ đầu. Tên thống nhất giúp file, báo giá, mẫu và kiện hàng không bị trộn.

2. Mục đích sử dụng

Cùng một kích thước nhưng mục đích khác sẽ dẫn tới cấu hình khác. Tờ rơi phát trong ba ngày có thể dùng giấy kinh tế; menu lau hàng ngày cần bề mặt chịu ẩm; hộp gửi chuyển phát phải ưu tiên bảo vệ hơn hộp trưng bày. Mục đích giúp nhà in không mặc định chọn cấu hình đắt nhất hoặc rẻ nhất.

3. Đối tượng và môi trường

Mô tả ai dùng, ở đâu và trong bao lâu. Sản phẩm có tiếp xúc trực tiếp thực phẩm, để ngoài trời, vào tủ lạnh, chịu ma sát, dán lên chai cong hay lưu kho ẩm không? Đây là dữ liệu đầu vào cho giấy, mực, keo, lớp phủ và thử nghiệm.

4. Số lượng và cơ cấu phiên bản

Đừng chỉ ghi tổng 10.000. Hãy tách 6.000 bản tiếng Việt, 3.000 tiếng Anh, 1.000 tiếng Nhật; hoặc 20 SKU × 500 tem. Chi phí thiết lập, thay bản và đóng gói phụ thuộc số phiên bản. Nếu muốn so giá, xin thêm các bậc số lượng có khả năng đặt thật.

5. Khổ thành phẩm

Ghi theo mm và nói rõ là kích thước sau xén/gấp/dựng. Với hộp dùng rộng × dài × cao hay dài × rộng × cao tùy quy ước; hãy kèm sơ đồ hoặc sản phẩm mẫu để không đảo cạnh. Nếu chưa chốt, ghi kích thước vật chứa và yêu cầu nhà in tư vấn. Xem thêm kích thước tiêu chuẩn các ấn phẩm.

6. Kết cấu hoặc số trang

Catalogue 32 trang cần nói rõ bìa tính riêng hay chung, đóng kim hay keo. Tờ gấp cần số panel và kiểu gấp. Hộp cần kiểu đáy, nắp, tai khóa hoặc mã FEFCO nếu có. Tem cần tờ hay cuộn, hướng ra tem và lõi cuộn.

7. Giấy hoặc vật liệu

Nếu biết, ghi tên giấy, định lượng, độ dày, màu và bề mặt. Nếu không, gửi mẫu thật hoặc mô tả “mờ, cứng vừa, viết bút được, không cán bóng”. Đừng chỉ nói “giấy dày” vì cùng GSM có thể khác độ dày và độ cứng. Yêu cầu nhà in ghi rõ vật liệu trong báo giá để các phương án có thể so sánh.

8. Số mặt và số màu

Cho biết in một hay hai mặt, CMYK hay có màu pha, mực trắng/nhũ. Ký hiệu 4/0 nghĩa là bốn màu quy trình một mặt, mặt sau không in; 4/4 là bốn màu hai mặt. Nếu không chắc, ghi “theo file đính kèm, đề nghị xác nhận cấu hình”.

9. Gia công sau in

Liệt kê cán mờ/bóng, phủ UV, ép kim, dập nổi, bế, gấp, dán, bo góc, đóng kim/keo. Nêu vị trí và diện tích tương đối; “ép kim logo 30 × 15 mm mặt trước” rõ hơn “có ép kim”. Nếu chưa có khuôn, hỏi chi phí khuôn và quyền lưu/hoàn trả khuôn.

10. File thiết kế

Ghi tên file, phiên bản, link và phần mềm. Xác nhận khổ, bleed, font, ảnh, màu và lớp kỹ thuật. Không gửi nhiều file “final”, “final2”, “final-new” mà không chỉ rõ file sản xuất. Hướng dẫn tại lựa chọn định dạng file in ấn giúp chuẩn hóa đầu vào.

11. Màu và mẫu chuẩn

Nêu màu thương hiệu, mã spot nếu có, vùng quan trọng và căn cứ duyệt: proof, mẫu ký hay sản phẩm cũ. Nếu mẫu cũ đã bạc màu, đừng dùng làm chuẩn mà không ghi chú. Chốt điều kiện xem/đo và cách xử lý vật liệu khác nhau trước khi sản xuất.

12. Nội dung biến đổi

Nếu có tên, seri, QR hoặc barcode, ghi số bản ghi, định dạng dữ liệu, trường thay đổi, quy tắc trùng và in bù. Đừng gửi dữ liệu cá nhân khi chưa cần báo giá; dùng file mẫu đã ẩn thông tin. Chỉ giao dữ liệu thật qua kênh đã thống nhất.

13. Đóng gói

Ghi số lượng mỗi bó/thùng, túi riêng, giấy ngăn, nhãn mã và yêu cầu chống ẩm. Với nhiều SKU, quy cách nhãn kiện quan trọng không kém chất lượng in. Nếu kho có giới hạn khối lượng thùng hoặc pallet, cho biết trước.

14. Giao hàng

Địa chỉ, tầng/kho, giờ nhận, xe vào được hay không, chia bao nhiêu điểm/đợt, bên nào chịu bốc dỡ. Một báo giá “giao Hà Nội” không đủ nếu có 30 cửa hàng. Ghi chứng từ cần kèm và người nhận từng điểm.

15. Deadline và các mốc duyệt

Ghi ngày–giờ cần hàng tại địa điểm, không chỉ “cần gấp”. Lùi lại các mốc: chốt báo giá, nhận file, preflight, proof/mẫu, duyệt, sản xuất, gia công, đóng gói, giao. Nếu người duyệt đi công tác, kế hoạch phải phản ánh điều đó.

16. Tiêu chí nghiệm thu

Chốt nội dung, quy cách, màu, gia công, chức năng, số lượng và cách lấy mẫu. Dung sai phải theo thỏa thuận và khả năng quy trình, không tự thêm sau khi hàng đã xong. Có thể dùng checklist nghiệm thu hàng in làm khung trao đổi.

17. Ngân sách và thứ tự ưu tiên

Nếu có khoảng ngân sách, nhà in dễ đưa phương án vừa mục tiêu hơn. Hãy nói rõ thứ tự: giữ màu thương hiệu, không đổi deadline, có thể đổi giấy; hoặc ưu tiên kinh tế, chấp nhận giao một đợt sau. Ngân sách không phải lời mời tăng giá; nó giúp loại bỏ phương án không khả thi.

18. Người liên hệ và quyền phê duyệt

Chỉ rõ ai duyệt báo giá, ai duyệt kỹ thuật, ai duyệt màu và kênh xác nhận chính thức. Một thay đổi từ nhóm chat không nên tự động thay brief nếu người gửi không có quyền phê duyệt. Lưu lịch sử phiên bản sau mỗi lần sửa.

Một brief chưa đủ và một brief có thể báo giá

Brief chưa đủ

“In 5.000 catalogue A4, giấy đẹp, cán mờ, giao tuần sau. Báo giá giúp.”

Thiếu số trang, cấu trúc bìa, vật liệu, số mặt, file, địa chỉ và ngày cụ thể. Hai nhà in có thể báo hai cấu hình hoàn toàn khác nhau nên giá không thể so.

Brief có thể báo giá

“Catalogue đại lý Q3, 5.000 cuốn; A4 đứng 210 × 297 mm sau xén; 48 trang ruột + bìa 4 trang; ruột couche mờ 150 gsm, bìa couche 250 gsm; in 4/4; bìa cán mờ 1 mặt; đóng kim giữa; file PDF/X gửi ngày 02/09; proof 3 trang màu quan trọng; đóng 25 cuốn/thùng có nhãn; giao một điểm Cầu Giấy trước 16:00 ngày 10/09. Ưu tiên giữ màu thương hiệu và deadline; đề nghị báo thêm phương án ruột 120 gsm.”

Brief này vẫn cho nhà in quyền tư vấn, nhưng các phương án sẽ cùng mặt bằng để so sánh.

Checklist file đính kèm

• Một file sản xuất có tên và phiên bản rõ.
• PDF xem nhanh để đối chiếu nội dung.
• Link nguồn nếu nhà in cần chỉnh kỹ thuật, kèm font/ảnh hợp lệ.
• Dieline/lớp bế tách biệt, đúng tỷ lệ.
• Ảnh mẫu vật liệu/mẫu cũ và ghi rõ chỉ tham khảo hay là chuẩn.
• Bảng dữ liệu mẫu cho VDP; chưa gửi dữ liệu thật khi chưa có kênh an toàn.
• Danh sách SKU, số lượng và nội dung nhãn kiện.

Cách yêu cầu báo giá để so sánh công bằng

Gửi cùng một brief cho các phương án và yêu cầu báo giá tách rõ: vật liệu, in, khuôn, gia công, đóng gói, giao hàng, thuế, thời hạn hiệu lực, thời gian sản xuất và điều kiện thanh toán. Nếu một đơn vị đề xuất đổi cấu hình, yêu cầu ghi thành phương án B thay vì âm thầm thay thông số.

So tổng chi phí sử dụng, không chỉ đơn giá. Giấy rẻ hơn nhưng làm hộp yếu, tem khó bóc hoặc catalogue rơi trang có thể tạo chi phí lớn sau giao. Ngược lại, ấn phẩm dùng một tuần không nhất thiết mua lớp hoàn thiện cao cấp nhất.

Sáu lỗi brief thường gặp

1. Chỉ ghi tổng số lượng, không tách SKU/phiên bản.
2. Dùng từ cảm tính như “dày”, “đẹp”, “màu chuẩn” nhưng không có mẫu.
3. Ghi ngày giao nhưng bỏ qua mốc duyệt file/proof.
4. Không nói môi trường sử dụng nên chọn sai vật liệu/keo.
5. Không chốt đóng gói và địa điểm, phát sinh ở cuối.
6. Nhiều người sửa nhưng không có một người phê duyệt cuối.

Câu hỏi thường gặp

Chưa biết loại giấy thì có gửi brief được không?

Có. Ghi mục đích, cảm giác mong muốn, vòng đời, môi trường, ngân sách và gửi mẫu tham chiếu. Yêu cầu nhà in đề xuất 2–3 lựa chọn kèm mẫu và lý do.

Có nên gửi ngân sách cho nhà in?

Nên nếu ngân sách là ràng buộc thật. Có thể gửi khoảng thay vì con số tuyệt đối và yêu cầu cấu hình tương ứng. Điều này giảm thời gian báo những phương án không thể mua.

Brief có thay cho duyệt mẫu không?

Không. Brief xác định yêu cầu; preflight, proof/mẫu ký và xác nhận sản xuất khóa cách thực hiện. Cả ba cần cùng mã phiên bản.

Mỗi lần thay file có cần gửi lại brief?

Không cần viết lại từ đầu, nhưng phải tăng phiên bản, ghi phần thay đổi và xác nhận ảnh hưởng tới giá/tiến độ. Nhà in chỉ sản xuất khi người có thẩm quyền duyệt đúng phiên bản.

Kết luận

Mẫu brief đặt in hiệu quả không cần nhiều thuật ngữ; cần 18 thông tin có thể kiểm chứng và một người chịu trách nhiệm chốt. Nếu chưa biết thông số, mô tả mục đích và nhờ tư vấn. Nếu đã biết, ghi rõ đơn vị, phiên bản, mẫu chuẩn và tiêu chí nghiệm thu. Làm tốt brief sẽ giúp báo giá so được với nhau, giảm vòng hỏi đáp và quan trọng hơn: giảm những “hiểu khác nhau” chỉ xuất hiện khi hàng đã giao.